POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE INNOVA SCHOOLS (COLEGIOS DE ECUADOR COLDEC S.A.S.)

Esta política de protección de datos personales se expide con el propósito de garantizar el derecho fundamental sobre la protección de datos personales y dar cumplimiento a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante “LOPDP”), su Reglamento y demás disposiciones emitidas por la Autoridad de la materia. El tratamiento de los datos aplica principios fundamentales como: la transparencia, finalidad, confidencialidad, proporcionalidad y minimización.

La Institución está comprometida a tratar la información de manera lícita, transparente, oportuna y limitada a lo necesario en relación con los fines pertinentes.

¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos?

COLEGIOS DEL ECUADOR COLDEC S.A.S. en adelante “INNOVA SCHOOLS” es responsable del tratamiento de la información y datos personales en la institución. En esta calidad, determinamos la finalidad y el tratamiento de los datos que se utilizan, así como los medios necesarios para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y el respeto a tus derechos como titular.

Nuestro domicilio principal está en la Calle La del Establo No.50 y Calle E, Edificio Site Center, en Cumbayá, Quito, y contamos con un Delegado de Protección de Datos que supervisa todo el cumplimiento normativo en protección de datos personales.

¿Quiénes son titulares de los datos personales que maneja INNOVA SCHOOLS?

Los Titulares de los datos que manejamos son todas aquellas personas naturales que van a tener algún tipo de relación con nosotros como institución y que derivado de su vínculo trataremos sus datos personales.

Los titulares incluyen a:

1. Estudiantes y aspirantes: Comprende a las niñas, niños y adolescentes que solicitan el ingreso o mantienen una matrícula vigente en la institución.

2. Padres de familia y Representantes Legales: Corresponde a las personas naturales que asumen la patria potestad o representación legal del estudiante.

3. Los docentes y empleados: Personal designado para prestar servicios educativos y que tienen una relación laboral de por medio.

4. Postulantes: Personas naturales que participan en procesos de selección.

5. Los proveedores y socios comerciales: Personas naturales o representantes de personas jurídicas que suministran bienes o servicios.

6. Usuarios y visitantes: Personas que acceden a los portales digitales o instalaciones físicas.

¿Qué tipo de datos y para qué fines se usan mis datos personales en INNOVA SCHOOLS?

INNOVASCHOOL necesita de tus datos exclusivamente para poder brindarte un servicio y para mantener la relación que tenemos contigo, según la calidad en la que actúas.

1. Estudiantes y aspirantes:

Tipo de datos personales:

Datos identificativos y de contacto, tales como: nombres y apellidos, número de cédula o pasaporte, nacionalidad, sexo, fecha de nacimiento, dirección domiciliaria y demás datos necesarios para su identificación y comunicación;

Datos académicos relacionados con: el proceso de admisión y formación educativa, incluyendo historial escolar, registros de matrícula, calificaciones, asistencia, comportamiento disciplinario, niveles de idiomas y demás información vinculada a su trayectoria estudiantil.

Datos de Categoría Especial: Adicionalmente, cuando resulte necesario para la prestación de nuestros servicios educativos y la protección de los estudiantes, podemos tratar datos como: información sobre salud, alergias e intolerancias alimentarias, necesidades educativas especiales (NEE), información psicopedagógica, datos biométricos para control de acceso, así como imágenes y grabaciones de voz captadas dentro del entorno escolar.

Finalidades del tratamiento: Utilizamos estos datos para gestionar los procesos de admisión, matrícula, permanencia y promoción académica; administrar plataformas educativas y recursos tecnológicos; realizar el seguimiento pedagógico, psicopedagógico y socioemocional de los estudiantes; atender necesidades de salud, emergencias y requerimientos asociados al bienestar estudiantil; implementar medidas de apoyo para estudiantes con necesidades educativas especiales; garantizar la seguridad de las personas, instalaciones y recursos mediante controles de acceso y sistemas de videovigilancia; y cumplir las obligaciones legales, regulatorias y administrativas aplicables al ámbito educativo. Todo tratamiento se realiza observando el interés superior de niñas, niños y adolescentes y con el fin de garantizar una educación integral, segura y de calidad.

2. Padres de familia y Representantes Legales:

Tipo de datos personales:

Datos de identificación y ubicación: Incluyendo nombres y apellidos, número de identificación, dirección, teléfonos, correo electrónico, lugar de trabajo, cargo, información de contacto de emergencia y datos relacionados con la composición del núcleo familiar.

Datos financieros y crediticios: Tales como números de cuenta, información de medios de pago.

Finalidades del tratamiento: Utilizamos estos datos para gestionar la relación contractual derivada de la prestación de servicios educativos, incluyendo los procesos de inscripción, matrícula y administración del contrato; procesar pagos, emitir facturas, administrar cuentas por cobrar y ejecutar acciones de recuperación de cartera; evaluar y gestionar riesgos financieros mediante consultas y reportes a burós de información crediticia autorizados; mantener comunicaciones institucionales relacionadas con el desempeño académico, bienestar, seguridad y disciplina de los estudiantes; remitir información y comunicaciones comerciales o informativas sobre beneficios exclusivos por ser miembros de la comunidad educativa, tales como descuentos, ofertas, promociones o convenios con aliados estratégicos; atender requerimientos, solicitudes y trámites administrativos; y cumplir las obligaciones legales, tributarias, regulatorias y de rendición de información ante las autoridades competentes.

3. Los docentes, empleados y postulantes:

Tipo de datos personales:

Datos de identificación y contacto: Como hoja de vida, experiencia profesional, formación académica, referencias laborales, información contractual, afiliación y aportes a la seguridad social, cuentas bancarias para el pago de remuneraciones, así como datos de familiares y dependientes requeridos para la administración de beneficios laborales,

Datos de categorías especiales: Como información derivada de exámenes médicos ocupacionales de ingreso y periódicos, así como datos biométricos faciales utilizados para el control de asistencia, identificación y acceso a las instalaciones.

Finalidades del tratamiento: Utilizamos estos datos para gestionar la relación laboral en todas sus etapas, incluyendo procesos de selección, contratación, administración de personal, afiliación a la seguridad social, pago de remuneraciones y beneficios legales, cumplimiento de obligaciones laborales y regulatorias, y atención de requerimientos de autoridades competentes. Asimismo, tratamos los datos para evaluar el desempeño, gestionar procesos de capacitación y desarrollo profesional, administrar programas de bienestar, seguros y beneficios corporativos, gestionar el envío de comunicaciones relativas a beneficios, descuentos u ofertas especiales derivados de su vínculo con la institución o convenios institucionales, implementar medidas de seguridad y salud ocupacional, controlar el acceso y asistencia a las instalaciones, emitir credenciales institucionales y fortalecer la identidad corporativa, garantizando el adecuado funcionamiento de las actividades académicas y administrativas de la institución.

4. Los proveedores y socios comerciales:

Tipo de datos personales:

Datos de identificación, contacto y gestión comercial: Incluyendo nombres y apellidos, número de identificación, RUC, dirección, teléfonos, correo electrónico, cargo o función desempeñada, información de contacto del personal designado para la prestación de bienes o servicios

Datos financieros y tributarios: Aquellos relacionados a su número de cuenta, RUC, actividad económica y datos de solvencia económica.

Finalidades del tratamiento: Utilizamos estos datos para gestionar los procesos de selección, evaluación, registro, contratación y administración de proveedores y socios comerciales; coordinar la prestación de bienes y servicios; verificar el cumplimiento de estándares de seguridad, confidencialidad y protección de datos; gestionar pagos, cuentas por pagar, facturación, retenciones y demás obligaciones contables y tributarias; realizar procesos de debida diligencia, evaluación de riesgos y cumplimiento normativo; y mantener las comunicaciones necesarias para el adecuado desarrollo, control y seguimiento de la relación comercial y contractual, así como para atender requerimientos de autoridades competentes.

5. Usuarios y visitantes:

Tipo de datos personales:

Datos de identificación y contacto: Tales como nombres, apellidos, número de identificación, imagen y cualquier información proporcionada para acceder a nuestras instalaciones o servicios.

Datos tecnológicos y de seguridad: Incluidos direcciones IP, registros de acceso y navegación (logs), nombres de usuario, e imágenes captadas por sistemas de videovigilancia (CCTV) y otros mecanismos de control de acceso.

Finalidades del tratamiento: Utilizamos estos datos para gestionar y controlar el acceso a nuestras instalaciones físicas y plataformas digitales, garantizar la seguridad de las personas, bienes e información institucional, prevenir incidentes de seguridad, atender consultas o requerimientos de los usuarios, y mantener registros de acceso para fines de control y auditoría. Adicionalmente, y únicamente cuando exista el consentimiento previo, expreso e informado del titular, podremos utilizar imágenes, fotografías, videos u otros registros audiovisuales con fines de comunicación institucional, promoción de actividades, difusión en redes sociales, publicaciones corporativas y contenido de la página web institucional.

¿Cuáles son las bases de legitimación para el tratamiento de mis datos personales?

INNOVA SCHOOLS trata sus datos personales únicamente cuando existe una base legal que lo autoriza. Estas bases incluyen: su consentimiento previo, libre, específico, informado e inequívoco, otorgado directamente o por su representante legal; el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias aplicables a la institución; la ejecución de medidas precontractuales y contractuales necesarias para procesos de admisión, matrícula, prestación de servicios educativos, gestión laboral y demás relaciones vinculadas con nuestras actividades; y el interés legítimo de la institución o de terceros, siempre que dicho tratamiento resulte necesario, proporcional y no afecte de manera prevalente sus derechos y libertades fundamentales.

Cuando el tratamiento se base en su consentimiento, le informaremos de forma clara sobre las finalidades del tratamiento, especialmente cuando se trate de datos sensibles, y conservaremos evidencia de la autorización otorgada o de la base legal que corresponda. En los casos en que los datos sean necesarios para cumplir obligaciones legales o ejecutar una relación contractual, la negativa a proporcionarlos podría impedir la prestación de determinados servicios, la formalización de la matrícula, la continuidad de la relación contractual o el cumplimiento de obligaciones legales por parte de la institución.

¿Mis datos personales puede ser comunicados por Innova Schools?

Sí. INNOVA SCHOOLS podrá comunicar o compartir sus datos personales con proveedores de servicios, aliados estratégicos, instituciones que apoyen la prestación de servicios educativos y encargados del tratamiento que actúen por cuenta de la institución, siempre que dicha comunicación sea necesaria para el cumplimiento de sus actividades, la prestación de los servicios contratados o el desarrollo de la relación jurídica existente. En estos casos, los terceros receptores estarán obligados contractualmente a tratar la información de forma confidencial y a implementar medidas de seguridad equivalentes a las exigidas por INNOVA SCHOOLS y la normativa aplicable.

Asimismo, sus datos podrán ser tratados por proveedores ubicados dentro o fuera del Ecuador. Cuando exista una transferencia internacional de datos, INNOVA SCHOOLS

verificará que el destinatario cuente con un nivel adecuado de protección o con las garantías legales necesarias para salvaguardar sus derechos. De igual forma, la institución podrá comunicar información a autoridades administrativas, regulatorias o judiciales cuando exista una obligación legal, una orden competente o cuando sea necesario para cumplir deberes legales, prevenir actividades ilícitas o proteger los intereses legítimos de la comunidad educativa. Cuando la ley lo requiera, se solicitará previamente su consentimiento informado para efectuar la comunicación o transferencia correspondiente.

¿Cómo se protegen mis datos personales?

INNOVA SCHOOLS adopta medidas técnicas, organizativas y administrativas apropiadas para garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que trata, de conformidad con la normativa aplicable y las buenas prácticas.

Estas medidas incluyen, entre otras, controles de acceso físico y lógico a la información, gestión de perfiles y credenciales de usuario, mecanismos de autenticación, cifrado o seudonimización cuando resulte aplicable, copias de seguridad, monitoreo de sistemas, controles de seguridad informática, gestión de incidentes, acuerdos de confidencialidad, capacitación del personal y procedimientos internos destinados a prevenir el acceso, uso, modificación, divulgación, pérdida, destrucción o tratamiento no autorizado de los datos personales.

INNOVA SCHOOLS considera los datos personales como un activo de información que debe ser protegido durante todo su ciclo de vida y, por ello, implementa medidas de seguridad razonables y proporcionales al riesgo asociado a cada tratamiento.

¿Por cuánto se conservan mis datos personales?

INNOVA SCHOOLS conservará sus datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados y para atender las obligaciones legales, regulatorias, contractuales, académicas, laborales o administrativas que resulten aplicables, de conformidad con su Política de Conservación de Datos y la normativa vigente.

Una vez que los datos personales dejen de ser necesarios para el cumplimiento de dichas finalidades o de las obligaciones que justificaron su tratamiento, INNOVA SCHOOLS procederá a su eliminación, bloqueo o anonimización, según corresponda, adoptando las medidas técnicas y organizativas necesarias para impedir la identificación del titular o el tratamiento no autorizado de la información.

¿Cómo puedo ejercer mis derechos de datos personales?

Como titular de los datos personales, puedes ejercer en cualquier momento los derechos reconocidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, incluyendo el derecho de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión del tratamiento y a no ser objeto de decisiones basadas exclusivamente en procesos automatizados. Estos derechos te permiten conocer qué datos tratamos sobre ti, solicitar la corrección o actualización de información inexacta, requerir la eliminación de datos cuando corresponda, oponerte a determinados tratamientos, solicitar la transferencia de tus datos a otro responsable, limitar temporalmente su uso en determinadas circunstancias y obtener garantías frente a decisiones automatizadas que puedan afectar tus derechos o intereses.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, podrás presentar tu solicitud a través del formulario disponible en la página web de INNOVA SCHOOLS, en sus instalaciones físicas o mediante el correo electrónico dpo@innovaschools.com.ec. La solicitud deberá incluir tu identificación o la de tu representante legal, una descripción clara de los datos y del derecho que deseas ejercer, así como la documentación que permita verificar tu identidad y, cuando corresponda, tu representación. INNOVA SCHOOLS atenderá las solicitudes en un plazo máximo de quince (15) días contados desde su recepción. Si fuera necesario aclarar o complementar la información proporcionada, se podrá requerir información adicional para tramitar adecuadamente la solicitud, conforme a los procedimientos y plazos establecidos por la normativa vigente.

¿Qué ocurre si esta Política de Protección de Datos Personales es modificada?

INNOVA SCHOOLS podrá actualizar o modificar la presente Política de Protección de Datos Personales cuando resulte necesario para reflejar cambios en la normativa aplicable, en sus procesos internos, en los servicios ofrecidos o en las actividades de tratamiento que realiza. Cualquier modificación será comunicada a los titulares mediante su publicación en la página web institucional y, cuando corresponda, a través de los canales de comunicación que la institución mantenga habilitados, con el fin de garantizar que los titulares conozcan oportunamente los cambios realizados.

¿Desde cuándo está vigente esta Política y por cuánto tiempo se conservarán mis datos?

La presente Política de Protección de Datos Personales entrará en vigor a partir de agosto de 2026 y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una versión posterior.

Con el propósito de garantizar que el tratamiento de los datos personales continúe siendo adecuado, pertinente y necesario, INNOVA SCHOOLS realizará revisiones periódicas de la información y de las finalidades que justifican su conservación.